مشكله تعارض مواعيد الاختبارات، تحليل، و حلول

[الاحصائي]

تحذير ..... الموضوع طويل لكنه مهم جدا جدا جدا

بسم الله الرحمن الرحيم


الدراسه الجامعيه .... تعتمد، مثل الكثير من اشكال التواصل الانساني الحضاري، على احداث دوريه في اوقات محدده يتم الاتفاق عليها بين الاطراف بما يناسبهم ...

ربما يكون هذا تعريف مثالي جدا و غير عملي عندما ننظر للوضع في جامعتنا الحبيبه ..... وهذا في حد ذاته مشكله...


- كم منا وجد نفسه محاصراً باكثر من 3 او 4 مياجر خلال 3 ايام او اقل ..... وفي المقابل نجد من تتوزع اختباراته خلال اسبوعين بكل راحه ....

- كم منا، وهذا الاهم، وجد نفسه مطالباً بالدراسه و الحضور لاختبارين في نفس اليوم و في نفس الوقت!!

ما الذي يحصل في هذه الحاله؟!

تجد الطالب - اللذي يجعله واقعنا المرير الحلقه الاضعف في المنظومة - يطالب بحقه في انهاء التعارض بين موعدي الاختبارين، ولكن بلا جدوى .....

فيقع مغصوبا على امره بين مطرقه مدرس الماده الاولى و زندان مدرس الاخرى .... فهذا يقول تلك ماده غير مهمه لتخصصك احذفها او اطلب من مدرسها تغيير الوقت و الآخر يقول انا حددت موعد الاختبار قبله و لا يمكن ان اغيره.


لكي اكون واقعياً و موضوعيا لابعد حد ممكن اقول ..... في اغلب الاحيان نجد المدرسين معذورين .... كيف؟!

بعد السؤال و من خلال خبرة جيده في هذه الحالات مدعمه بكون تخصصي يعلمني اكتشاف المشاكل و ايجاد حلولها .... حاولت ان امرن نفسي و اضع ما ادرسه يوميا موضع الاختبار ولو على سبيل التسليه فكان هذا التقرير:


تحليل المشكله:

يمكننا دراسه الوضع من خلال ثلاثه مستويات.....

الذي يحصل عند تحديد مواعيد الاختبارات (غير النهائيه) هو ان يطلب المدرس (المستوى الاول)من القسم(المستوى الثاني) حجز قاعه في موعد محدد هو يختاره ..... فيقوم القسم بهذا اما عن طريق موقع حجز القاعات او عن طريق المراسلات التقليديه بين القسم و الجهات المسؤوله(المستوى الثالث) عن حجز القاعه .... و بهذا يخلي المدرس مسؤوليته عن التعارض بمجرد حصولة على رد بالموافقه على الموعد و المكان .....

حسب ما سمعته و فهمته من كثير من الحالات هو انه لا يتم مراعاة فك التعارض لكل طالب على حده و انما يكتفون بعدم تعارض مواعيد الاختبارات في نفس القسم او الكليه في حالات قليلة.

ما يحصل في المستويات العليا هو سبب المشكله .... اما ان سكرتير القسم يتحمل الخطأ او ان الجهه المسؤوله عن الحجز هي التي تتحمله .....

في بعض الحالات تكون المادتين تابعتين لنفس القسم او نفس الكليه و هنا يتحمل الخطأ المستوى الثاني و الثالث معا

في الغالب يكون موعد الاختبار معتمدا فقط على امكانيه ايجاد قاعه شاغره و تستوعب العدد المطلوب في وقت معين ..... لكن يحدث تساهل في احدى مستويات النظام في موضوع الحجز فيحصل التعارض عند بعض الطلاب بحجه انه من الصعب ايجاد وقت مناسب للجميع.

متناسين انه من حقوق الطالب البديهيه هو ان لا يكون مطالباً بالحضور لاكثر من اختبار واحد في نفس الوقت ناهيك عن كون الوقت بين اي اختبارين كافيا لكي لا يقع الطالب تحت ضغط عصبي و نفسي يؤثر بشكل مباشر على تحصيله العلمي.



الحلول المقترحه:

هذه المشكله ليست جديده علينا، بل ولسنا نواجهها لاول مرة .... فالواقع يقول اننا نواجهها و نتغلب عليها دائما في نهايه كل فصل دراسي.
كيف؟

كلنا يعلم ان المسجل هو المكلف بتوزيع مواعيد الاختبارات النهائيه بحيث لا يكون هناك تعارض لدى اي طالب. اذاً ما اللذي يمنع ان يقوم المسجل بهذا ايضا للاختبارات الاخرى؟

سؤال بديهي و مشروع لاي متابع للموضوع...

في فهمي المتواضع اضن ان السبب هو كون الاختبارات غير النهائيه تختلف خلال الفصل الدراسي .... فهناك مواد لها اختبار واحد فقط خلال الفصل و هناك ما له 2 و 3 اختبارات فصليه ..... وهنا تكمن المشكله .... بالإضافة الى انه في الاختبارات النهائية لا يكون هناك حصص يوميه مما يعني مجالا اكبر للاختبارات و فرص اقل لحوث تعارضات.

يبدو لي و الله اعلم ان سبب عدم تمكن المسجل من التحكم في مواعيد هذه الاختبارات هو عدم وجود تصنيف معين يشملها جميعا او نظام يأخذ بعين الاعتبار كل الاحداث بشتى انواعها خلال الفصل الدراسي. فمثلا عندما نريد تحديد اختبار نصف فصلي (mid term exam) لاي ماده فانه من الصعب فرزه و المقارنه بينه و بين بقيه الاختبارات فهل نقارنه مع الاختبارات الفصليه الاولى (Major 1) او الثانيه (Major 2) او الثالثه(Major 3) ..... فكلها تقع في فترات متداخله خلال الفصل الدراسي اذا اخذنا بعين الاعتبار كل المواد على تنوعها و عدد الطلاب الكبير و مواعيد الحصص اليومية....

بالاضافه الى ان التحكم بهذه المواعيد عن طريق المسجل يعني الكثير من الجمود و انعدام المرونه في تحديد المواعيد و هذا سيعود سلبا على المدرس و الطلاب.

بصراحه اعرف احد الاصدقاء لديه هذا الفصل 3 اختبارات في اقل من 24 ساعه و الاسوأ ان اثنان منهما متداخلان في الوقت بحوالي الساعه الا ربع و القاعتين موجودتان في طرفي المباني الاكاديميه مما يعني حوالي 10 دقائق للخروج من احدهما و الوصول الى الآخر .....

قد يقول احد انها حاله شاذه ...... لكن المشكله ان الشواذ في ما يقارب 8000 طالب يعني عدد كبير .... و قد اكون انا او انت في المرات القادمه.


لايجاد حل مناسب يجب علينا تحقيق هذه الشروط بشكل وافٍ:

يجب الاتفاق على الوقت الفاصل بين اي اختبارين لنفس الطالب.... وفي نظري يجب ان لا يقل عن 4 ساعات باي حال من الاحوال بشرط عدم وجود اكثر من 3 اختبارات خلال 24 ساعه مهما كانت المواد. (هذا يحتاج الى استفتاء عام و جدي لشريحه كبيره من الطلاب). وبشرط ايضا ان لا يتعارض موعد الاختبار مع اي حصه يومية.

الحل في نظري على مستويين .....

الحل أ:
حل مؤقت و سريع لانقاذ ما تبقى من الفصل، وهو عقد الاختبارات الفصليه خلال وقت الحصه العاديه...... ربما يتماشا هذا الحل مع فك التعارض ولكنه بكل وضوح يناقض فكره وجود فتره كافيه بين الاختبارات..... لهذا هو حل مؤقت.

الحل ب:
حل شامل و صحيح على المدى الطويل يحل مشكله ايجاد مواعيد مناسبه لاي مجموعه من الطلاب لاي حدث او مناسبه ولكنه معقد و يتطلب الكثير من الحسابات ولا يمكن تحقيقه بسهوله، حتى انه في نظري يتطلب جهاز كمبيوتر عالي الاداء مع بناء ثوري لقاعده البيانات يتحقق عن طريقه المقارنه بين عدد كبير جدا من المواد و الطلاب و مواعيد الاختبارات (فكروا فقط في الاعداد).

لكنه غير صعب بالنسبه لجامعه في مستوى جامعتنا. بل و انه سيكون رائدا في هذا المجال و مثال يحتذى به يضيف الكثير الى مكانه الجامعه و سمعتها كونه يجسد و بشكل مباشر تعزيز التعليم الالكتروني.

- في هذا الحل يتم انشاء نظام معلومات متكامل تكون مهمته ايجاد و تحديد مواقع و اوقات اي لقاءات رسميه بين اي مدرس و طلابه خلال اي فصل دراسي.

- عند طلب ايجاد موعد/حدث(اختبار، حصه اضافيه، ضيف متحدث، زيارة ميدانيه .....) يتم تحديد الافراد المشاركين سواء الطلاب او المدرس حتى يؤخذوا بعين الاعتبار.

- يغذى النظام بجداول الطلاب اليوميه بعد اقفال التسجيل مباشرة. لكي يتم استبعاد اوقات الحصص اليوميه من الاختبارات.

- يغذى النظام بجداول المدرسين للحصص اليوميه(لتغطيه الحاله التي يكون فيها الوقت مناسبا لجميع الطلاب ولكن ليس للمدرس لان عنده حصه مع طلاب آخرين)

- يغذى النظام بالقاعات الموجوده و كميه استيعابها.

- يبنى النظام بحيث لا يفرق بين انواع المواعيد/الاحداث مهما كانت و انما يعطى للمواعيد وزن معين يمثل اولويته في الحجز او اهميته على باقي المواعيد و يتم الحجز بناء على فك التعارض في الموقع و الوقت و التاريخ بحيث يتوافق مع الشروط التي حددناها مسبقا (اقل وقت بين اختبارين).

- يعطى النظام لكل موعد رقما مميزا بحيث يشير الرقم الى تفاصيل الموعد/الحدث كاملا بمجرد ادخاله. بحيث يكون الرقم عباره عن بطاقه ضمان لعدم وجود التعارض.

- لتوفير اكبر قدر من المرونه يمكن ان يكون للنظام واجهه للمستخدم عباره عن موقع على شبكه الجامعه يتيح للجميع الدخول و التأكد من الموعد.
الطالب مثلا يمكنه فقط استعراض الموعد للتأكد من كونه مشمولا في الاشخاص الذين يضمن لهم النظام عدم التعارض في هذا الموعد. وعرض كل المواعيد المسجله له و المدرس يمكنه الدخول للنظام لاضافه موعد او تغيير بعض تفاصيل اي موعد و اعاده احتساب الوقت و المكان من جديد عندما يطرأ اي طارئ (اضافه طالب للموعد او تغيير المكان.....) وهذا يوفر مرونه اكبر للمدرس.

- يمكن تطوير النظام فيما بعد ليشمل اي حدث/موعد يعقد في الجامعه مثل المؤتمرات و حتى الاجتماعات الاداريه البسيطه في اي اداره من ادارات الجامعه.



يجب ان لا يفوتني ان اشيد بموقع حجز القاعات لما يقدمه من خدمه ممتازه حاليا لكن مشكلته هو انه يقوم بحجز المكان فقط دون مراعاة فك التعارض لدى الافراد وهذا لكونه غير مغذى بمعلوماتهم.


التوصيات النهائيه

كما ترون فهذا النظام معقد و صعب التنفيذ كما و انه يحتاج الى جهود كبيره و خبره لدى الاشخاص المنفذين له ...... لكن لمذا نعيد اختراع العجله ؟!..... فحلول تنظيم المواعيد موجوده منذ مده في سوق تقنيه المعلومات و هناك خبرات كبيره على مدى سنوات قد تصل الى 15 سنه لدى بعض الشركات.

لكن فكروا في كم من الحصص يمكننا اضافتها باستخدم النظام و كم سيساهم النظام في تحسين الحاله النفسيه للطلاب و تحصيلهم العلمي بمجرد تنظيم مواعيد اختباراتهم و عدم حشرها في وقت ضيق.

لقد اجريت بحثاً سريعاً بعد ما كتبت الموضوع لاني توقعت فعلا انه يوجد حلول جاهزه في هذا المجال، ووجدت الكثير .....

و بعضها حلول مطبقه لدى جامعات عالميه امريكيه و اوروبيه ولو انها قليله لكن اغلبها في مجال التجاره و الشركات العالميه الكبيره.

يسمى النظام اصطلاحا في مجال نظم المعلومات بـ Events Management System (EMS) و يمكن شرائه مباشره من السوق و تعديله بما يتفق مع احتياجات العمل

وهذا مثال على جامعه طبقته مؤخرا
http://www.mtholyoke.edu/offices/co...scheduling.html

احد الشركات التي تقدم الحلول التقنيه
http://www.dea.com/EMS.asp

قائمه بعدة برامج تقدم حلول لهذه المشكله
http://www.capterra.com/scheduling-solutions

اذا الحل يكمن في ما يسمى بالـ outsourcing لانه لو حاولنا عمل البرنامج محليا سيكلفنا الكثير من المال و الجهد و الوقت و قد لا يكون بالجوده المرجوه بالمقارنه مع برامج معموله مسبقاً و مبنيه على خبره كبيره.



آسف جدا على الاطاله ووالله لو لا اني ارى اهميه المشكلة لما صرفت من وقتكم ووقتي الكثير لكتابه هذا الموضوع. و الحقيقه اني على استعداد لتقديم هذه الدراسه المبسطه بعد توسيعها بشكل رسمي لاي جهه في الجامعه لو طلب مني ذلك. بعد قرائة ارائكم في الموضوع .

[Naser]

هلا أخوي الاحصائي
أعتقد ان المشكلة هذي قد تواجهكم في كلية العلوم او الكليات الهندسية
أما في كلية الاقتصاد والادارة دائما الاختبار تكون في المحاضرة نفسها
وبصراحه هي افضل طريقة إنها تكون بنفس المحاضرة

لأن للأسف التنسيق بالجامعة بين الادارات و الكليات و الأقسام لم يصل الى المستوى المأمول
ان شاء الله يتحسن الحال

ومشكور على موضوعك المليئ بالمعلومات
ولا تحرمنا من طلاتك

ادمن