رد: لغز الاستشارات الادارية بخط اليد ( اسئلة الترم الأول 1433 ) بالداخل
وكمان للمراجعه
الفصل الأول / التعريف بالإستشارة الإدارية.
أ- جمعية مهندسي الاستشارات الإدارية الأمريكية ( acme).
الاستشارة الإدارية هي / محاولة منظمة بواسطة أشخاص مدربين وذوي خبرة لمساعدة الإدارة في مشاكلها وتحسين عملياتها بواسطة تطبيق حلول موضوعية ، مرتكزة على معلومات متخصصة ومهارات وتحليل منظم للحقائق.
ب- معهد المستشارين الإداريين (imc).
الاستشارة الإدارية / هي الخدمة التي يقدمها شخص أو أشخاص مستقلين ومؤهلين في سبيل التعرف على ، وتحديد المشاكل المتعلقة بالسياسة والتنظيم والاجراءات وطرق العمل والتوصية بإتخاذ الاجراءات المناسبة والمساعدة في تنفيذ تلك التوصيات.
التعريفين يتشابهان فكلاهما يبين أن الاستشارة هي / خدمة خاصة للمنظمات ، تركز على تحديد المشاكل التي تواجه تلك المنظمات وتساعد الإدارة في ايجاد لحلول لها. وأن تلك المشاكل تحتاج إلى دراسة وإلى تقديم حلول لها. ويبدأ عمل المستشار في ضل أوضاع تكون عادة غير مرضية في المنظمة وتنتهي مهمته بإدخال التحسينات اللازمة على أعمالها.
عناصر الاستشارة الإدارية /
- الاستشارة الإدارية خدمة مستقلة ( تتميز الاستشارة بتجرد المستشار واستقلاله في الرأي وهذا الاستقلال يدخله في علاقة معقدة مع المنظمة التي يخدمها ، ومع الموظفين الذين يعملون في تلك المنظمات والمستشار ليست له صلاحية الأمر بإدخال التغييرات وتنفيذها في المنظمة هذا يحتم عليه أن يقدم توصيات جيدة وملائمة لأوضاع المنظمة وأن يكسب ثقة وتعاون أعضاء المنظمة وأن يشركهم في كل ما يقوم به ، لأجل الاهتمام بالتوصيات، والتعاون في تطبيقها ، وإدخالها إلى المنظمة ، فهو يساعد على ادخال التغيير إلى المنظمة دون أن يفقد استقلاله.
- الاستشارة الإدارية هي خدمة ذات طبيعة استشارية ( يعنى أنه لا تتم الاستعانة بالمستشارين لاتخاذ القرارات الهامة بالنيابة عن الإداريين في المنظمة بل هم مستشارون أو مرشدون تنحصر مسئولياتهم في نوعية ونزاهة استشارتهم التي يقدمونها ويتحمل مدراء المنظمات التنفيذيون جميع المسئوليات التي تنتج عن تبني الاستشارات..
- الإستشارة هي خدمة تتضمن تقديم معلومات فنية ومهارات تتعلق بمشاكل إدارية واقعية : (لا يصبح أي انساناً مستشاراً إدارياً إلا بعد أن تتجمع لديه معرفة بأوضاع الإدارة المتغيرة وبمشاكلها وبحصوله على المهارات التي يحتاج إليها ، في تحديد المشاكل وفي جمع المعلومات المناسبة ، وفي تحليلها وفي اختيار الحل المناسب لها وفي الإتصال بالناس وغيرها من المهارات والمستشارون يكتسبون الخبرة بمرور الزمن وذلك نتيجة اضطلاعهم بمهمات متعددة من منظمات مختلفة.
ان المستشار الإداري يجب أن يبقى على اضطلاع بما يستجد من تطورات في مجال الإدارة وأساليب العمل ويشمل ذلك الإطلاع على ما يصدر من دراسات عن الجامعات ومراكز البحوث وعليه يخبر عميله (المنظمة ) بها . ويساعده في تطبيقها ولذا فإن المستشارين يعملون كحلقة وصل بين النظرية والتطبيق العملي في مجالات الإدارة
- الاستشارة ليست خدمة لتقديم حلول سحرية للمشاكل الإدارية المعقدة : إن من الخطأ الإفتراض أنه عندما يأتي المستشار إلى المنظمة فإن المشاكل يتم القضاء عليها نهائياً، وتصبح الأمور سهلة للإدارة فالإستشارة هي مهمة صعبة ، تعتمد على البحث المضني عن الحقائق وعلى تحليلها للوصول إلى حلول واقعية ويعتبر الإلتزام من قبل الإدارة لحل مشاكل المنظمة والتعاون بين المنظمة والمستشار من الأمور الهامة لأجل نجاح الاستشارة وحل مشاكل المنظمة.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التطور التاريخي للاستشارات الإدارية :
تعتبر الإستشارات الإدارية مجالاً حديث العهد بدأت في الغرب ( الولايات المتحدة وبريطانيا)
وذلك بواسطة رواد حركة الإدارة العلمية أمثال :
تايلور ، وايمرسون ، جلبرث ، جانيت.
وتعتبر دراسات الوقت والحركة من أبرز تلك الدراسات.
فالمستشارون الأوائل عملوا في المصانع فأخذت المصانع والشركات الخاصة والإدارات الحكومية تستعين بالمستشارين لتقديم خدمات استشارية في مجالات أخرى متعددة .
وهناك أحداث هامة ساعدت على نمو مهنة الإستشارات وتقدمها مثال:
1- الحربين العالميتين الأولى والثانية : أدى ضغط الإلتزامات الحربية ونقص المواد ، وقلة الأيدي العاملة وزيادة الطلب على السلع المصنعة خلال الحرب ( أدت هذه كلها ) إلى البحث عن أفضل الطرق لاستخدام الامكانيات المناحة لإنجاز الأعمال ، مما زاد من الطلب على خدمات المستشارين لأجل تحسين طرق القيام بالعمل وحل اختناقات الانتاج ووضع البرامج لتدريب العاملين.
2- الآلات والأجهزة الحديثة / استخدام الكمبيوتر على سبيل المثال ، يعتبر بداية عصر جديد للمستشارين.
3- إهتمام الدول النامية بالتنمية الإدارية ( كالإدارات المركزية للتنظيم والإدارة أو مراكز التطوير الإداري كما أخذت تستعين بالشركات والمكاتب الاستشارية الوطنية منها والأجنبية، وقامت الشركات الاستشارية الأجنبية بإفتتاح مكاتب لها في الدول النامية لتقديم الخدمات الإستشارية لها.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــ
حجم العمل في مجال الاستشارات الإدارية :
لقد اتسع مجال الاستشارات الإأدارية وأصبح كبيراً جداً خلال الخمسين سنة الماضية.
- وصل دخل الشركات الاستشارية الكبيرة إلى عشرات الملاايين الدولارات.
أما شركة ماكنزي فتوصل دخلها إلى 45 مليون دولار.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المستفيدون من الإستشارات الإدارية /
يستفيد من الخدمات الإستشارية التي يقدمها المستشارون قطاعان رئيسيان هما القطاع الخاص والقطاع العام ( الحكومي).
1- القطاع الخاص / يشمل القطاع الخاص ثلاثة مجالات رئيسية وهي (الصناعة والتجارة والخدمات)
مجال الصناعة / يعتبر حقلاً رئيسياً للخدمات الاستشارية فقد بلغت نسبتها 49% من الاستشارات.
كانت المصانع نقطة الإنطلاق للخدمات الإستشارية ، إذ بدأ الرواد الأوائل مثال(فردريك تايلور ،دراساتهم عن الوقت،وأساليب العمل من المصانع
مجال التجارة / اختيار المواقع للمحلات التجارية والمساعدة في التنبؤ على الطلب على بضائع معينة ، وفي استخدام الآلات والأجهزة الحديثة في تلك المحلات.
الخدمات / تشمل البنوك وشركات التأمين وغيرها ، استدعى الإستعانة بالمستشارين.
لا سيما نفقات الأيدي العاملة لذا فإن المستشارين يقومون بدراسات تبسيط الإجراءات وتحديد كمية العمل للموظفين لأجل تخفيض تكاليف الأعمال الكتابية.
2- القطاع الحكومي/ تستخدم الوزارات والمصالح الحكومية المستشارين لتقديم انواع مختلفة من الخدمات.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الصعوبات التي تواجه الاستشارات الإدارية :
تواجه الاستشارات الإدارية في الدول النامية العديد من الصعوبات ومن أهمها :
1- قلة عدد المستشارين الإداريين : يلاحظ أن هناك نقصاً كبيراً في عدد المستشاريين الإداريين الوطنيين في البلاد النامية ، فعددهم قليل جداً.
2- قلة اقبال المؤهلين على مهنة الاستشارات.
3- عدم تفهم بعض الرؤساء والموظفين لطبيعة نشاط الاستشارات الإدارية.
4- ارتفاع تكاليف الاستشارات الإدارية.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ
الفصل الثاني / مجالات الاستشارة الإدارية
أ- الإدارة بوجه عام/ وتتضمن النشاطات الاستشارية الآتية:
الدراسات التنظيمية والمسح الشامل (العام) والتخطيط البعيد المدى و تقييم الإدارة العليا و تحديد رواتب المدراء التنفيذيين و البحث عن المدراء التنفيذيين.
ب- الإنتاج / تصميم المصنع وطرق الإنتاج و دراسة الوقت و جدولة الإنتاج و مراقبة المخزون و تعبئة وشحن اللوازم.
حـ- التسويق
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الفصل الثالث/ المستشار الإداري
تعريف المستشار الإداري / هو الشخص المؤهل الذي يتمتع باستقلال ذاتي.
- القدرات والمهارات والصفات الأساسية للمستشار الإداري/
1- الخبرة بتخطيط تنفيذ الإستشارة.
2- توفر المهارة التحليلية ( يجب أن تتوفر لدى المستشار الإداري المهارة والقدرة على التحليل والإستفادة من المعلومات التي يجمعها واكتشاف المشاكل التي تواجه المنظمات ثم تقديم الحلول المناسبة لها.
3- القدرة على انشاء علاقات مع الآخرين ( أن يكون محباً للآخرين ومتمرساً في كيفية انشاء علاقاتهم معهم .
4- القدرة على الإصغاء والانتباه الجيد.
5- بعد النظر.
6- المهارة في عرض المعلومات والتوصيات.
7- القدرة على الإقناع.
8- الموضوعية.
9- الخبرة الواسعة.
مؤهلات المستشار الإداري/
1- مؤهل جامعي(كالحصول على درجة البكالريوس في أحد التخصصات التالية /الإدارة العامة وإدارة الأعمال والعلوم السياسية والإقتصاد وعلم النفس وغيرها ، ويفضل لكبار المستشارين الحصول على درجة ماجستير في أحد التخصصات المذكورة سابقاً. أما درجة الدكتوراة فلا تعتبر شرطاً للعمل في مجالات الإستشارات الإدارية.
2- التدريب.
3- خبرة عملية.
4- قواعد السلوك للمستشار الإداري_( وتهدف هذه القواعد إلى تنظيم المهنة ، والمحافظة على نزاهتخا وتقوم جمعيات المستشارين الإداريين ، المؤسسة في العديد من بلدان العالم بوضع قواعد السلوك المهني للأعضاء ، والتحقيق في الشكاوى المتعلقة بمخالفاتهم لتلك القواعد وبفرض العقوبات المهنية على المخالفين.
وتشمل قواعد السلوك للمستشار الإداري عادة ما يلي:
1- أن يضع المستشار مصلحة العميل (المستفيد من خدمات المستشار ) فوق مصلحته الخاصة).
2- أن يحافظ على المعلومات عن العميل بصورة سرية.
3- أن لا يقبل أية عمولات في مقابل تقديم الخدمات إلى العميل.
4- أن لا تكون له أية مصلحة أساسية.
5- أن لا يقدم عرضاً لموظف من موظفي العميل للعمل لحسابه.
6- أن لا يحسب أتعابه على أية قواعد أخرى تختلف عن تلك القواعد المتفق عليها.
7- أن يخبر العملاء عن أية علاقات ، أو مصالح من الممكن أن تؤثر على عمله كمستشار.
8- أن لا يقبل أية مهمة تكون خارج نطاق اختصاصه.
9- ان لا يعمل عندما يكون من الممكن أن يتأثر عمله ببعض الظروف كالمرض أو اي سبب آخر.
10- أن يحجم عن الحصول على أعمال (مهام ) بواسطة الإعلانات العامة أو بواسطة دفع عمولات للآخرين لأجل تقديمه للعملاء.
أنواع المستشارين الإداريين/ المستشار الداخلي والمستشار الخارجي
المستشار الداخلي / 1- من مزايا المستشار الداخلي أنه قد يكون أقدر على تفهم وتحسس المشاكل التي تواجه المنظمة وذلك بحكم تواجده فيها ، ومعرفته لأنظمتها وأساليب عملها.
2-من الانتقادات التي توجه للمستشار الداخلي / أن خبراته قد تكون قليلة ومحدودة ضمن إطار المنظمة التي يعمل فيها ، لا يقدم في كثير من الأحيان أفكاراً جديدة ضمن مقترحاته.
3- يقع المستشار الداخلي أحياناً في حرج وتحت ضغط من كبار الموظفين.
المستشار الخارجي / المستشار الخارجي هو أكثر موضوعية في دراساته وفي توصياته لإصلاح أمور المنظمات.
أقسام المستشارين الخارجيين/
1- شركات الإستشارات الإدارية.
2- شركات المحاسبة القانونية.
3- اساتذة الجامعات. ( يقوم البعض منهم بتقديم استشارات لبعض الشركات).
إن حجم الدراسات الإستشارية التي يقوم بها اساتذة الجامعات يعتبر صغيراً جداً إذا ما قورن بحجم العمل الذي تقوم به الشركات الإستشارية الإدارية.
4- المستشارون الأفراد.
5- صانعوا الآلات والأجهزة.
6- شركات البحث عن الإداريين.
7- الإدارات المركزية للتنظيم والإدارة.
أسباب الإستعانة بالمستشار الإداري/
1- انشغال الرؤساء الإداريين :
تعتبر دراسة المشاكل التي تواجه المنظمة وايجاد الحلول المناسبة لها من الواجبات الأساسية للرئيس الإداري ولكن معظم الرؤساء الإداريين لا يجدون متسعاً من الوقت للقيام بتلك الأعمال فانشغالهم بالأمور الهامة ذات الطابع العام كرسم السياسة العامة والتخطيط والاتصالات الخارجية والإشراف على أعمال الموظفين والقيام بالأعمال اليومية تستنفذ معظم وقتهم لذا يلجأ الإداريون إلى المستشارين عند شعورهم بوجود مشاكل تواجه منظماتهم.
2- الحصول على الخبرة الفنية.
3- الحصول على تقييم موضوعي :
إن من الصعب على الإنسان أن يقيم نفسه بموضوعيةويبينوا نقاط القوة والضعف فيها ، لذلك يلجأ مدير المنظمة إلى جهة خارجية كالمستشار الإداري للحصول على تقييم موضوعي ومستقل للمنظمة.
4- المساعدة في تشغيل مشروع معين :
تستدعي أحياناً بعض الشركات الاستشارية لأجل تشغيل وادارة مشروع معين لمنظمة ما.
5- الحاجة إلى مساعدة خارجية :
يشعر الإداريةن انهم بحاجة إلى مساعدة خارجية لحل بعض المشكلات ، فيلجأون إلى المستشارين الإداريين وتتأكد الحاجة إلى المساعدة الخارجية عندما يكون الإداريةن قد حاولوا حل مشكلة ما من المشاكل ، ولكنهم فشلوا في ايجاد الحل المناسب لها.
6- تخفيض النفقات:
من الأسباب الاساسية للاستعانة بالمستشارين الإداريين ولا سيما في القطاع الخاص.
أسباب فشل المستشار الإداري:
1- عدم واقعية الحلول المقترحة: ففي كثير من الأحيان تكون الحلول المقترحة غير واقعية ،ويحدث هذا عندما يلجأ بعض المستشارين الإداريين إلى نقل الحلول المقترحة المقدمة سابقاً إلى منظمة ما ، إلى منظمة أخرى دون تعديلها بشكل ملموس لتتلائم مع أوضاع المنظمات الأخرى المختلفة في البيئة وفي الهيكل التنظيمي وفي الإمكانيات المالية والبشرية.
ومن الضروري التأكيد في هذا الخصوص أن ما ينجح من الحلول في منظمة ما قد يلاقي الفشل في منظمة أخرى ذات ظروف مختلفة عن الأولى.
2- الجهل بالنواحي الإنسانية.
3- نقص في المتابعة بعد التنفيذ: يعتقد بعض المستشارين الإداريين أن مهمته محصورة في تحديد المشكلة وفي اقتراح الحل المناسب لها وتقديمه على شكل تقرير يرفعه إلى الإدارة العليا في المنظمة ويعتبر بعد ذلك أن مهمته قد انتهت ، فيترك المنظمة التي أجرى الدراسة لها ، ويذهب للبحث عن دراسة أخرى في مكان آخر، ان الحلول المقدمة من أمثال هذا المستشار غالباً ما تكون غير واقعية ، ولذا فانه يختفي في اسرع وقت ممكن.
وهناك عوامل أخرى تؤدي إلى فشل المستشار الإداري تتعلق بالعاملين في المنظمة التي تجرى لها الدراسة ، كعدم تعاون الرؤساء والموظفين فيها وعدم اقتناعهم بأهمية التوصيات وغيرها من العوامل.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــ
الفصل الرابع/ الاعداد للاستشارة الإدارية.
أ/ اختيار المستشار الإداري
أولاً : الاعداد الداخلي قبل اختيار المستشارين:
وتتضمن هذه المرحلة القيام بالخطوات التالية:
1- تعيين منسق أو لجنة لمشروع الدراسة الإستشارية:
عندما تقرر المنظمة أنها بحاجة إلى مستشار ليقوم بإجراء دراسة لمشكلة تواجهها فإنها تقوم أولاً بتعيين شخص (كمنسق ) أو لجنة من بين أعضائها (حسب حجم الاستشارة) ليكونوا مسئولين عن الاتصال بالمستشارين، والتفاوض معهم ، والعمل كضباط اتصال بين المنظمة والمستشارين ، ويتم اختيار المنسق أو اعضاء اللجنة على اساس معرفتهم بمشروع الدراسة الذي سيتم تنفيذه.
2- تحديد المهمة (المشكلة).
3- البحث الأولي عن المستشارين : يمكن الاستعانة في اعداد القائمة بالجهات المسئولة عن التخطيط في البلاد كوزارة التخطيط أو بوزارة التجارة إذ تتوفر لديها أحياناً ، قوائم بأسماء المستشارين ومؤهلاتهم وخبراتهم.
ثانياً : اختيار وتقييم المستشارين :
1- الاختيار الأولى للمستشارين.
2- الاتصال الأةلي بالمستشارين : يقوم المنظمة ( أو لجنة المشروع) بالإتصال بالمستشارين.
كما يطلب من المستشارين المرشحين القيام بزيارة المنظمة وذلك لإجراء مقابلهم معهم بخصوص الاستشارة.
3- كشف تفاصيل المهمة وطلب العروض :
4- اعداد المستشارين لعروضهم .
5- دراسة المسئولين في المنظمة (المنسق) لعروض المستشارين: يقوم المسؤولون في المنظمة (المنسق ) بدراسة عروض المستشارين للتأكد من مدى استيعابهم للمشكلة من خلال عروضهم . وكذلك الطرق التي سيتبعونها في العمل لأجل حلها والتكاليف المطلوبة والفوائد المتوقعة .كما يحاول المنسق تقييم خبة المستشارين للتأكد من مدى قدرتهم على الوفاء بمتطلبات المهمة.
6- دراسة أوضاع المراجع أو المعرفين.
7- الإختيار النهائي للمستشار الإداري: ويتم ذلك على اساس المفاضلة بين المستشارين المتقدمين لإختيار الأنسب منهم للقيام بالمهمة ، وعند المفاضلة بينهم تؤخذ عدة عوامل بعين الإعتبار مثل :
1- مدى فهمهم للمشكلة ، 2- الطريقة المقترحة لإجراء الدراسة لحل المشكلة ،3- التكلفة ،4- الفوائد المتوقعة ،5- مقدرة كل مستشار على الوفاء بمتطلبات المهمة ،6- مؤهلات الأشخاص الذين سيعملون فعلاً في المشروع ) وبعد ذلك يتم اختيار المستشار الأول والثاني الذي ستوكل اليه المهمة ويتم الاتصال به لإعلامه بذلك.
8- اجراء المفاوضات بين المنظمة والمستشار المختار.
9- توقيع اتفاقية الاستشارة بين المنظمة والمستشار.
ب/عرض الاستشارة الإدارية.
طرق تقدير الأجور الإستشارية:
1- الأجر اليومي أو على أساس عدد ساعات العمل.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــ
الفصل الخامس / الاستشارات الإدارية في المملكة العربية السعودية:
أ- تطور الإهتمام بالإستشارات الإدارية في المملكة :
يصعب تحديد تاريخ معين لبدء نشاط الإستشارات الإدارية في المملكة العربية السعودية ، إلا أنه يمكن القول ان الاستعانة بالخبراء لتطوير الجهاز الإداري للدولة بدأت منذ تأسيس المملكة.
فلم تنشئ الحكومة أجهزة متخصصة بالإستشارات الإدارية ولم تتعاقد مع شركات استشارية لدراسة الجهاز الإداري للدولة بشكل شامل وإنما اقتصرت على محاولات فردية بسيطة .
ومن المحاولات الأولى للاستعانة بالخبراء الأجانب يمكن الاستشهاد على سبيل المثال / بما حدث في عام 1351 وهي اول محاولة الاستعانة بالخبراء.
وعلى أثر ذلك صدر نظام وزارة المالية وتحولت وكالة المالية العامة إلى وزارة المالية.
وقد بدأ الإهتمام بالاستشارات الإدارية بشكل واضح ومنظم وشامل منذ عام 1383 (1963)
ففي ذلك العام تم التعاقد مع مؤسسة فورد الأمريكية للقيام بمسح شامل للتنظيم الإداري في المملكة .
وفي عام 1383 (1963) انشئت اللجنة العليا للإصلاح الإداري للإشراف على عملية الاصلاح الإداري في المملكة ثم تبع ذلك انشاء الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة في عام 1384 ثم وحدات للتنظيم والإدارة في الوزارات ،وكان ذلك بناء على توصية خبراء الاصلاح الإداري (خبراء مؤسسة فورد).
ب/ أجهزة الاستشارات الإدارية في المملكة :
تقسم أجهزة الاستشارات الإدارية في المملكة حسب القطاع الذي تتبعه إلى قسمين رئيسيين وهما :
أولاً / الأجهزة الحكومية للاستشارات الإدارية.
ثانياً / اجهزة القطاع الخاص للاستشارات الإدارية.
أولاً/ الأجهزة الحكومية للاستشارات الإدارية/
من الأجهزة الحكومية للاستشارات الإدارية في المملكة ما يلي :
1- الإدارة المركزية للتنظيم والإدارة. ( تعتبر هذه الإدارة جهاز الحكومة المركزي المتخصص بالإستشارات الإدارية وقد اسند إليها العديد من المهام ، مإجراء الدراسات التنظيمية وتقديم المقترحات لإعادة تنظيم الأجهزة الحكومية ودراسة الإجراءات لأجل تبسيطها ومراجعة مشروعات انشاء الأجهزة الجديدة قبل ادراجها في الميزانية والمساعدة في تأسيس وحدات التنظيم والإدارة في الأجهزة الحكومية الأخرى.
وقد استطاعت هذه الإدارة تحقيق العديد من الإنجازات فمنذ انشائها قامت بما يزيد على 294 دراسة في مجال تبسيط الإجراءات ، إلا انه يلاحظ تقلص نشاط هذه الإدارة ، في السنوات الأخيرة عما كان عليه سابقاً فقد قل عدد الدراسات التي تقوم بها وأصبحت تلعب دوراً ثانوياً في مجال الاستشارات الإدارية.
- ما هي الصعوبات التي تواجه الإدارة المركزية للتنظيم ؟
أ)- قلة عدد الموظفين المؤهلين لديها في مجال التنظيم والإدارة.
ب)-عدم تعاون بعض الأجهزة الحكومية معها أثناء اجراء الدراسات.
2- وحدات التنظيم والإدارة: ( بدأت الوزارات والمصالح الحكومية في انشاء وحدات للتنظيم والإدارة ضمن أجهزتها الإدارية منذ عام 1386 (1966) .
وقد اسند لكل وحدة من هذه الوحدات القيام بالعديد من المهام كإجراء الدراسات المتعلقة بالتنظيم القائم في الوزارة.
أما بخصوص انجازات وحدات التنظيم والإدارة في الوزارات فهي بشكل عام قليلة.
3- معهد الإدارة العامة: ( المعهد يقوم منذ انشائه في عام 1380 بنشاطات تدريب الموظفين وإجراء البحوث الإدارية وتقديم الاستشارات للأجهزة الحكومية.
وتشرف على الإستشارات وتنظمها في المعهد إدارة خاصة تسمى ادارة الاستشارات وتتلقى هذه الإدارة طلبات تقديم الاستشارات من الأجهزة الحكومية وتوزعها على اساتذة المعهد كل في مجال اختصاصه.
اصبح عدد الاستشارات التي يقدمها المعهد يفوق كثيراً عدد الاستشارات التي تقدمها الأجهزة الحكومية المتخصصة بالإستشارات الإدارية كالإدارة المركزية للتنظيم والإدارة.
وتواجه ادارة الاستشارات في المعهد ، في تقديمها الاستشارات للأجهزة الحكومية بعض الصعوبات ، وأهمها /عدم وجود جهاز متفرغ من الموظفين للقيام بمهام الاستشارات .
4- الجامعات: يمكن للجامعات في المملكة أن تساهم في تقديم استشارات إدارية لمنظمات القطاعين العام والخاص.
5- الدار السعودية للخدمات الإستشارية : تأسست الدار السعودية للخدمات الإستشارية في عام 1399 لتحل محل مركز الأبحاث والتنمية الصناعية الذي انشئ عام 1386 وهي تعتبر أول بيت استشاري سعودي تؤسسه الدولة.
ثانياً / أجهزة القطاع الخاص للإستشارات الإدارية /تقسم الى 3 اقسام
1- المكاتب الاستشارية الوطنية.
2- الشركات والمكاتب الاستشارية العربية.
3- الشركات والمكاتب الاستشارية الأجنبية.
أولاً / المكاتب الاستشارية الوطنية / بدأت مكاتب الاستشارات الإدارية الوطنية في الظهور منذ فترة قريبة ، ففي عام 1385 منحت وزارة التجارة رخصة لفتح مكتب للإستشارات الإدارية لأحد المواطنين وتلا ذلك اصدار عدد من الرخص لفتح مكاتب استشارية أخرى إلى أن وصل عددها إلى 20 مكتباً حتى عام 1401.
ويلاحظ على هذه المكاتب قلة عدد موظفيها وهي تعتمد أحياناً على موظفين غير متفرغين لمساعدتها في القيام بأعمالها .ومعظم عقود الاستشارات التي حصلت عليها صغيرة ومحدودة إلا أنه عند حصول بعضها على عقود كبيرة تتضمن القيام بدراسات استشارية تحتاج إلى خبرات فنية لا تتوفر لديها ، فإنها تستعين عادة بالشركات الاستشارية الأخرى العربية والأجنبية.
وتعاني هذه المكاتب من العديد من المشاكل ومن أهمها قلة عدد الموظفين المؤهلين لديها وضعف الامكانيات المادية والفنية.
وبوجه عام ، فإن مساهمة هذه المكاتب في مجال الاستشارات الإدارية في المملكة تعتبر صغيرة ومحدودة.
ثانياً / الشركات والمكاتب الاستشارية العربية/
هناك عدد من الشركات والمكاتب الاستشارية العربية التي قدمت إلى المملكة وفتحت لها مكاتب فيها ، وقامت وتقوم بتقديم خدمات استشارية ادارية لبعض الأجهزة في القطاعين العام والخاص.
ويتوفر لدى العديد من موظفي الشركات والمكاتب الاستشارية العربية خبرة عامة في الاستشارات وتنقصهم أحياناً الخبرات الفنية الحديثة في بعض مجالات الاستشارات الإدارية.
ثالثاً / الشركات والمكاتب الاستشارية الأجنبية :
قد ساهمت الشركات والمكاتب الاستشارية الأجنبية بجهد كبير في مجال الإستشارات وفي تطوير الأجهزة الإدارية في المملكة ، ففي عام 1383 (1963 ) تم التعاقد مع مؤسسة فورد الأمريكية للقيام بدراسة شاملة للتنظيم الإداري في المملكة.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الفصل السادس / العملية الاستشارية مهم
أولاً / اختيار العملاء : تتحدث الكثير من المقالات في أدب الاستشارة الإدارية عن كيفية اختيار العملاء لمستشاريهم ولكن لم يتحدث إلا القليل منها عن الكيفية التي يختار بها المستشارون عملائهم.
إن توافر عدد من العوامل شرط ضروري لإنجاح العملية الاستشارية وهذه العوامل /
1- اعتراف العميل بوجود مشكلة قائمة أو محتملة.
2- رغبة مخلصة من جانب العميل في تصحيح الخطأ المكتشف ،ذلك لأن العملاء عادة لا يكون لديهم اقتناعاً كافياً في العمل على تصحيح الأوضاع والعيوب.
3- رغبة صادقة من جانب العميل في الكشف عن أية معلومات ضرورية للمستشار.
4- رغبة العميل في مساعدة المستشار، وبالرغم من ان المستشار يستطيع العمل من غير مساعدة العميل فإنه لا يكون فعالاً في مثل هذه الظروف .إن نوع المساعدة التي يجب أن يحصل عليها المستشار تتضمن:
التعريف بالمشكلة وتحديدها بوضوح وتبيان خلفيتها والأهداف المتوخاة من الدراسة وتعريف المستشار بما يطلب منه حتى يكون في وضع يمكنه من اعداد برنامج عمل دقيق كذلك رفده بالمعلومات المتاحة والدراسات السابقة ذات العلاقة.
- جمع المعلومات .
- تقييم بدائل حل المشكلة.
- اقتراح التعديلات اللازمة للتوصيات.
- كشف أية شكوك أو مشكلات تواجه العميل أثناء تنفيذ العملية الاستشارية.
5- العامل الخامس المهم لإجراء عملية استشارية ناجحة هو رغبة العميل في دفع أتعاب المستشار. إذ أنه من الصعب في بعض الأحيان أن يكون المستشار دقيقاً في تقدير أتعابه قبل الخوض في العملية الإستشارية ، إن انعدام الثقة بين العميل والمستشار التي قد تمنع من أن يدفع العميل الأتعاب المستحقة للمستشار ، لهي عائق في سبيل تحقيق عملية استشارية ناجحة.
6- إن عامل توافر الانسجام بين المستشار والعميل يشكل عنصراً مهماً من عناصر نجاح العملية الأإستشارية.
ثانياً / اختيار المستشارين : ثمة خمسة عناصر أساسية ينبغي اعتمادها لدى اختيار المستشار وهي :
أ)- التكامل الخلقي : ونعني بالتكامل الخلقي الأمانة والاستقامة والصراحة في ذكر القدرات الحقيقية للمؤسسة وفي إعطاء الوعود الصادقة ويتضمن التكامل الخلقي أيضاً الرغبة الحقيقية في إعطاء أفضل النتائج بالإضافة إلى الفضول المهني الذي يحث على السؤال لدى مواجهة ممارسات غامضة ومريبة.
ب)- المسؤولية.
جـ)- المقدرة
د)- الأتعاب ( إن أتعاب الاستشارة التي يتقاضاها المستشار ليست هي الفيصل الأول عند اختيار المستشارين.
ه)- الشخصية ( إن شخصية المستشار عامل مهم من العوامل التي ينظر إليها لدى اختياره فإذا ما أريد اختيار مستشار من بين مجموعة مستشارين فإنه من الطبيعي أن يتم اختيار المستشار الذي يمكن الانسجام والتعامل معه أكثر من غيره ، ذلك لأن الإنسجام بين المستشار والمستشير يحسن من نتائج العملية الإستشارية.
ثالثاً / العلاقة بين العميل والمستشار
أ)- إيجاد واستمرار علاقات قوية :
عند بدء المهمة هناك حاجة ماسة لإزالة الشك حول الغرض من وجود المستشار في المنظمة ، وذلك من خلال الاجتماعات ولتجنب عدم الدقة وسوء الفهم يجب على المستشار أن يتعاون في إعداد الإعلان بالإشتراك مع العميل وعليه أن يتأكد طبقاً لخبرته من أنه يحوي جميع المعلومات التي يجب إتاحتها للأفراد في المنظمة.
تتطلب الممارسة الإدارية السليمة والعلاقات الإنسانية الطيبة أن يزود العاملون أو ممثلوهم بالمعلومات الكاملة عن الأمور التي تهمهم.
ب)- التحديد المشترك للمشكلة :
إن على المديرين الذين يطلبون المساعدة الاستشارية ألا يتحققوا من مجرد الحاجة لمثل هذه المساعدة فحسب ، بل عليهم أن يحددوا المشكلة كما يرونها ، بقدر ما يستطيعون من الدقة وفي بعض المنظمات لا تلجأ الإدارة العليا إلى استخدام المستشارين إلا إذا قدم إليها تحديد واضح للمشكلة.
جـ)- تكوين العلاقات أثناء تنفيذ المهمة :
تعتمد علاقات العمل أثناء تنفيذ المهمة على الأسلوب أو الطريقة التي يستخدمها المستشار وأحد البدائل هو :
1- الدراسة المستقلة دون مشاركة هيئة موظفي العميل.
2- مساعدة العميل للمستشار بإمداده بالمعلومات والوثائق وببعض المقترحات.
3- يتم تنفيذ المشروع بأكمله عن طريق هيئة موظفي العميل ويعمل المستشار كعامل مساعد ومرشد.
وعلى العميل أن يراقب تقدم المهمة وعلى المستشار أيضاً في الوقت نفسه أن يبحث عن معلومات إضافية من العميل. وليس من المعقول أن نتوقع من المستشار أن يغلق مكتباً على نفسه ويخرج بحل بعد شهر مثاً.
وبالنسبة للمهام التي تستغرق وقتاً طويلاً فقد يكون من المفيد نشر بعض المعلومات الدورية عن العمل المنفذ بواسطة المستشار أو توفير النتائج الوقتية أو المؤقتة لأولئك الأعضاء من هيئة الإدارة والموظفين الآخرين الذين يعرفون الغرض من وجود المستشار في المنظمة والذين يتطلعون لأن يروا النتائج ، وبصفة خاصة تلك النتائج التي تؤثر في عملهم وقد يقوم المستشار بنفسه بتقديم مقترحات للعميل عن المعلومات الدورية الملائمة للتوزيع وعند أية نقطة يجب أن ستم ذلك.
إن لسلوك المستشار أثناء تنفيذ المهمة تأثيراً قوياً على العلاقات العامة ولذا فإن المستشار يكتسب الثقة والتأييد عن طريق الإصغاء والصبر والتواضع وإظهار المهارة دون استخدام وسائل التحايل للتأثير على الأفراد وعن طريق العمل بطريقة محكمة ومنظمة بدرجة عالية.
- دراسة الوقت والحركة (مهمة في الإختبار)
ان العلاقة بين المستشار والعميل قد تعترضها مجموعة من الصعوبات تتمثل في:
1- اختلاف قيم المنظمة العميلة عن قيم المستشار،ولعل هذا يرجع إلى أن هدف المستشار هو زيادة فعالية المنظمة من خلال زيادة فعالية العلاقات الإنسانية فيها.
في حين يميل التنظيم الرسمي للمنظمة إلى عدم الإعتراف بذلك.
2- مشكلة الحصول على المعلومات ، إذ يواجه المستشار أحياناً مشكلة الحصول على المعلومات التي يحتاج إليها من العاملين في المنظمة العميلة وأحيانأً من الإدارة نفسها فقد لا يتعاون العاملون في المنظمة مع المستشار خوفاً من العقاب من الرئيس ، أو إذا ساد مناخ من عدم الثقة في المنظمة مع المستشار خوفاً من العقاب من الرئيس ، أو إذا ساد مناخ من عدم الثقة في المنظمة مع المستشار خوفاً من العقاب من الرئيس ، أو إذا ساد مناخ من عدم الثقة في المنظمة ، كذلك فإن الإدارة نفسها قد لا تعلم المستشار بنشاطاتها غير الرسمية ، بخاصة النشاطات التي يخفيها بعض المديرين عن بعضهم الآخر زتكون هذه النشاطات عادة مصدر مشكلات المنظمة.
|