[سـلـيـمـان]

س1\ ماهو الفرق بين هرمية النظم وعمارة النظم ؟

هرمية النظم
عمارة النظم
هي أن النظم الحية تتدرج بصفة عامة عبر سبع مستويات بالترتيب الهرمي . فهرمية النظم تعطي الدارس بيئة النظم والإشارة إلى ماهية النظم ودرجات النظم بالإشارة إلى تاريخ النظم كمثل المستوى الأول : مستوى الخلية وحتى.... المستوى العالمي .
هي التخطيط الهندسي ( المدروس وفق معطيات متفق عليها من قبل المصممين ) الذي يعبر ويشير عن هيكلية النظام ويستخدم في الاستدلال على الملامح الرئيسية الذي يتكون منه كل نظام وكذلك الاوامر التي يقوم بها ومسارات التدفق للنظام . فإذا هو النموذج الذي يستدل به على هيكلية ومفهوم النظام .
عمارة النظم تمثل نموذج مدروس للدارس منه ينطلق إلى تنفيذ النموذج من مشروع إلى نظام متكامل وملموس على أرض الواقع .

س2\ قارن بين المدخل الفني والمدخل السلوكي لدراسة نظم المعلومات ؟

المدخل الفني
المدخل السلوكي
المدخل الفني يركز ويتمحور حول المفاهيم التقنية البحتة وهذه المفاهيم تستهدف الاستفادة من المعرفة التي تحققت في علوم الحاسبات وبحوث العمليات . إذا المدخل الفني يركز على المفاهيم الناتجة من الآلة ( المادة ) .
تعنى بدراسة النظم من الناحية السلوكية للأفراد .
ذكرنا عبارة المدخل السلوكي للنظم الغير مادية ( الافراد مثلا ) لأن البشر له سلوكيات ناتجة عن الفكر والاعتقاد والسلوك هو المعبر لهما . أما ألآلة فهي مقصورة عن الفكر والروح ولا سلوك فيها.

س3\ حلل أبعاد جودة المعلومة شكليا ، زمنيا ، محتوى ؟

إبعاد جودة المعلومة شكليا
أبعاد جودة المعلومة زمنيا
إبعاد جودة محتوى المعلومة
يتم تقييم المعلومة شكليا وفقا لتوافر الخصائص التالية :
1- الوضوح :
هي المعلومة الواضحة التي تصاغ في شكل يسهل فهمه بالنسبة للمستخدم . فلا تحتاج لتوضيح وفك مفرداتها والتعمق في اللفظ حتى يفهم المقصد منها فهذا يضعف شكل المعلومة ويجعل المستخدم يتجاوزها دون الاستفادة منها لصعوبتها أو الغموض فيها . فالوضوح إذا يظهر الاستفادة المرجوة منها دون إضاعة للوقت .
2- التفاصيل :
يجب أن تقدم المعلومة بالتفصيل أو الإيجاز وفقا لمتطلبات مستخدم النظام
الإدارة العليا تحتاج إلى معلومة في صورة موجزة .
الإدارة الدنيا تحتاج إلى المعلومة في صورة مفصلة .
فيجب في المعلومة أن تحاكي المستخدم لها على حسب وضعة . فالإدارة العليا تبحث عن الإيجاز والإشارة السريعة للخبر .
الإدارة الدنيا تحتاج إلى التفصيل لدفع التنفيذ والعمل بناء عليها و حتى تتضح لهم المعلومة الغائبة . بعكس الإدارة العليا فهي تحتاج لمراقبة التنفيذ وخريطة إتجاه سير المجموعات الوظيفية في المنظمة .3- التقديم : يمكن أن تقدم المعلومة في أكثر من صورة وشكل ( الشكل رقمي – الشكل رسم بياني ....)
فالمعلومة تكون مرنة أثناء تقديمها مثل المعلومات الاحصائية للشركة .. من قوائم مالية .. ,,,,
3- الترتيب :
يجب أن تكون المعلومة مرتبة ومنظمة وفقا لاحتياجات مستخدميها .. فمثلا المستخدم الجديد للمعلومة وليس عنده مقدمه عن المجال الذي يتفاعل فيه نقدم له المعلومة وفق احتياجه بالتدريج والترتيب المسؤول .
4- الوسائط :
تقديم المعلومة عن طريق أكثر من وسيط ، كتقديمها في صورة تقارير مطبوعة أو معروضها على شاشة الحاسب وغيرها .
يحب أن تكون حية ومتماشية مع الواقع والحدث وذات قيمة . فكيفية تقييم جودة أي معلومة لابد من أن تخضع لأربع مقامات :
1- التوقيت : المعلومة الجيدة هي التي تتوفر لمتخذ القرار حين الحاجة إليها .
2- الحداثة :
مسايرة المعلومة للحدث أولا بأول وفق التطورات الحادثة .
3- التكرار :
المعلومة الجيدة هي التي تقدم باستمرار كلما دعت الحاجة إليها .
بحيث تظل هذه المعلومة ذات قيمة وحضور دائم .
4- الفترة الزمنية :
المعلومة الجيدة يجب أن تتوافر خلال فترات زمنية ماضية وحاضرة . أي أن المعلومة الجيدة يجب أن تسجل تاريخيا وستسجل تاريخيا .. فيستفيد منها متخذي القرار أو صناع القرار في التنبؤ وهو الحادث عن طريق الإسقاط . بالنظر للماضي وتنبؤ حوداث المستقبل عليه .

يجب تقييم المعلومة من حيث المحتوى وفقا لتوافر الخصائص التالية :
1- الدقة :
المعلومةالجيدة هي التي تتصف بالدقة ( درجة الخلو من الخطا)
2- الارتباط :
يعنى مدى ارتباط المعلومة بالبحث .
3- الاكتمال :
يجب أن توفر المعلومات المقدمة إلى مستخدميها كل مايحتاج معرفته عن موقف معين .
4- الايجاز :
ويعنى ضرورة تقديم المعلومة المطلوبة المعلومة المطلوبة فقط دون الاسترسال في تقديم معلومة إضافية .
5- المدى :
يعبر عن نطاق الإحداث والأشياء والأماكن والإفراد التي تمثلها المعلومة فهناك مدى شيق أو متسع ومدى داخلي أو خارجي والمعلومة الجيدة يجب أن يكون مداها يتفق مع متطلبات مستخدم المعلومة .

أبعاد الشيء حدوده ومسافاته .. فالمعلومة الجيدة لها أبعاد ومدى وحدود وأطر لاتتعداها... في ثلاثة أبعاد والأبعاد الثلاثة لها خصائص . الخصائص تعرفنا على أبعاد المعلومة الجيدة .
أما البعد الزمني : الحيز الزمني أو الحد الزمني أو الضلع الزمني .
نلحظ البعد الزمني أي أن المعلومة الجيدة لها زمن ، وهذا الزمن لابد أن يتقيد بحدود :
1- التوقيت – 2- الحداثة ( مرافقة الحدث ) الحيي الواقع . 3- التكرار – 4- الفترة الزمنية .
إن مسايرة الزمن والواقع وتكرار المعلومة بلا ملل يدل على جودتها وقيمتها . ومعلومة تحاكي مايعرفة الناس فليس بالغريب المجهول المعدوم عرفا فلها أخوات وقرائن تؤازرها .. إذن نقول المعلومة الجيدة ذات البعد الزمني ، هي المعلومة الحية المسايرة للأحداث والوقائع ولها أصل في الماضي نعرفها به .

بعد المحتوى : أي حيز مضمون المعلومة . لننظر لعبارة المحتوى ونفلسفها وندور حولها حتى نستنبط خصائص ذلك الحيز.
الرسالة أو الخبر أو المعلومة لابد أن يكون محتواها ( مضمونها ) دقيق – مترابط – مكتمل – موجز – وانعكاس المفهوم المبني عن تلك المعلومة .
اذا ذلك المحتوى هو الذي به أقيم المعلومة وبه أجعلها كفة الميزان للمعلومة الجيدة .. ما محتواها ماهو مدى أو حيز ذلك المحتوى .. هل هو دقيق .. مرتبط بالبحث الذي بين عيني ويحمل جل اهتمامي ....مكتمل الخبر للمتلقي لايتشوف لما بعده ...موجز غير مبعثر المعلومة أو الرسالة.... مداه بعده صداه أثرها على المتلقي أو الباحث للمعلومة متسع ....

البعد الشكلي : الحيز الشكلي . هل هو واضح ... مفصل أو موجز ....تقديمه بشكل رقمي أم بياني ... كيفية ذلك ... الترتيب يوافق احتياجات المستخدم للمعلومة..الوسائط هي شاشة الحاسب أو تقرير ..

س4\ فسر التحديات التي تواجهها نظم المعلومات ؟

توضح الهياكل التنظيمية للمنظمات المعاصرة العديد من التحديات في مجال تطوير نظام معلوماتي جيد يواكب معاملاتها ويساير طموحاتها ومراكزها البيئية . وبناء مثل هذا النظام المعلوماتي الجديد يستلزم تحليل لمشكلاتها من النظم المعلوماتية الموجودة بالفعل واختيار التكنولوجيا المناسبة وإعادة تصميم الإجراءات والوظائف على المستوى العالمي . وحتى تستطيع تلك المنظمات بناء نظام معلومات قادر على العمل بكفاءة وفعالة
يجب أن تدرس وتحلل العديد من التحديات التي تواجهها والتي يتمثل أهمها في :
1- عدم دراسة وتقدير المخاطر وعوامل عدم التأكد في أنظمة التطوير ، حيث تجعل من الصعب للمنظمة أن تحقق أهدافها وأحيانا قد تكون التكلفة عالية جدا . وفي هذا الصدد مشكلتان يجب تحليلهما :
المشكلة الاولى : صعوبة تحديد متطلبات المعلومات لكل من الافراد المستخدمين والمنظمة ككل ، فهذه المتطلبات ربما أن تكون معقدة جدا أو قابلة للتغيير وخاصة
في حالة النظم العالمية .

المشكلة الثانية : الوقت وعوامل تكلفة تطوير نظم المعلومات ، إذ أنه من الصعب تحليلها خاصة في المشروعات الضخمة .

2- المناخ التنظيمي المصاحب لنظام المعلومات : يعمل نظام المعلومات في ظل عوامل بيئية
واجتماعية متداخلة ، ومصممي نظام المعلومات يجب أن يتفهموا كيفية تأثير النظام على المنظمة ككل خاصة في ظل الصراع التنظيمي والتغيرات في عملية صنع القرار .

3- تغير طرق وأساليب الإدارة رغم بناء نظم المعلومات الجديدة : التغيير لايكون دائما مخططا
ومراقب حيث مازالت هناك اختلافات بين الأفراد والمجموعات في المنظمة .

4- تناقص قيمة المعلومات بمرور الزمن : إن قيمة المعلومة تتوقف على اللحظة الزمنية التي
ظهرت فيها . فتوقيت ظهور المعلومة يحدد مدى إمكانية الاعتماد عليها في صنع القرارات .

5- تأثر الاحتياجات من المعلومات بالتغيرات البيئية : يتواجد نظام المعلومات في بيئة متحركة
ومتغيرة . أثناء تصميم وبناء هذا النظام قد تندمج المنظمة مع منظمة أخرى تعمل في سوق مختلفة تماما عن السوق الحالية ، نتيجة لذلك تصبح المجهودات التي بذلتها المنظمة غير ذات جدوى بسبب تغير السوق التي كانت تعمل فيها.

[1] . جميع ماسبق من التحديات ، يمكن إيجازها في العناصر الاتية :

1- تحديات عمارة التنظيم عدم دراسة وتقدير المخاطر وعوامل عدم التأكد في أنظمة التطوير.

2- تحديات العولمة تأثر الاحتياجات من المعلومات بالتغيرات البيئية .

3- تباين المعلومات عن قدرات المنظمات تغير طرق وأساليب الإدارة رغم بناء نظم المعلومات الجديدة.

4- الحمل المعلوماتي الزائد تناقص قيمة المعلومات بمرور الزمن .

المناخ التنظيمي المصاحب لنظام المعلومات .

5- المقاومة التنظيمية

س5\ حلل أنواع الدعم المعلوماتي المقدم لمنظمات الأعمال ؟

هناك ستة أنواع رئيسية للدعم المعلوماتي المقدم لمنظمات الأعمال . وهذه الانواع يمكن استعراضها على النحو الاتي :
1- نظم معلومات دعم الادارة العليا :
وهي ترتبط بنظم معلومات المستوى الاستراتيجي ومن الامور التي تستخدم فيها : التنبؤ بالمبيعات للخمس السنوات القادمة – وضع خطة للتشغيل لخمس سنوات مقبلة – التنبؤ بالميزانية المطلوبة للخمس السنوات القادمة – تخطيط الربحية - تخطيط القوى العاملة .
2- نظم معلومات ادارية :
وتمثل النوع الاول المستخدم على مستوى نظم معلومات المستوى الاداري ويشمل : ادارة المبيعات – رقابة المخزون – الموازنة السنوية – تحليل الاستثمار في رأس المال العامل .

3- نظم معلومات دعم القرار :
النوع الثاني المستخدم على مستوى نظم معلومات المستوى الاداري ويشمل :
تحليل – المناطق البيعية – جدولة الانتاج – تحليل التكاليف – تحليل السعر والربحية – تخفيض التكاليف .

4- النظم المبنية على المعرفة :
في المجالات الفنية والهندسية لورش ومحطات العمل ويشمل : تصميم ورش العمل وبيان مواقعها
المجالات الادارية لمحطات ورش العمل .

5- نظم آليات المكاتبات الادارية :
وتشتمل على العديد من المجالات منها حفظ السجلات والتقارير – الارشيف الالكتروني .

6- نظم العمليات التشغيلية :
وتشتمل على عدة مجالات منها رقابة الآلات – اصدار الاوامر – تنفيذ التعليمات – الخطة الزمنية
- رقابة نقل المواد الخام – ادارة النقدية – تحصيل الديون – المكافآت – التدريب والتطوير- حفظ سجلات العاملين .[2]

س6\ وضح كيفية قيام نظم المعلومات بدعم وظائف المديرين؟

إن نظم المعلومات الإدارية وظيفتها الأساسية مساعدة الإداريين أو بالأحرى المدراء في صنع واتخاذ القرارات الصائبة ، وبذلك فنظم المعلومات الإدارية المبنية على الحاسبات ترتكز على أربعة ركائز أو أوتاد :
1- التخطيط
2- التنظيم
3- القيادة
4- الرقابة
هذه الركائز الأربع تعتبر الجاذبية لأرضية نظم المعلومات الإدارية لدعم وظائف المديرين . فأوتاد نظم المعلومات الإدارية إذا ، بالتفصيل :

اولآ : التخطيط يعتبر الوظيفة الأولية للإدارة المنظمة . وهو باختصار : العمليات المتتابعة والمنظمة من اتخاذ القرارات المتعلقة بوضع الأهداف المطلوبة وتحديد أساليب تحقيقها
ومعنى ذلك .
تساعد الإدارة المبنية على الحاسبات المديرين في القيام بالأنشطة التخطيطية التالية :
تحليل الموقف الحالي للمنظمة .
التنبؤ بالظروف المستقبلية .
وضع أهداف الأداء
تحديد الاستراتيجيات .
تحديد الموارد المطلوبة.

ثانيا : التنظيم : يتمثل في عملية ترتيب وتنسيق الموارد البشرية والمعلوماتية والمادية والمالية اللازمة لإيجاز مهام تحقق أهداف المنظمة .
تساعد نظم المعلومات الإدارية المبنية على الحاسبات المديرين في القيام بالأنشطة التنظيمية التالية :
تحديد المهام الواجب أداؤها .
من الذي سيؤدي كل مهمة .
أسس تجميع تلك المهام .
تخصيص الموارد للأقسام .
تحديد مسئوليات الأفراد .

ثالثا : القيادة : هي عملية استخدام المحفزات المختلفة لإثارة دافعية الأفراد العاملين بالمنظمة
لتحقيق الأداء المرتفع وتوجيه سلوكهم نحو انجاز الأهداف التنظيمية بصورة مرضية .
تساند نظم المعلومات الإدارية المبنية على الحاسبات المديرين في القيام بالأنشطة القيادية التالية :
الاتصال اليومي بالعاملين .
علاج التعارضات بالعاملين .
إعطاء المرؤوسين بعض الحرية لتنفيذ أفكارهم .
خلق روح الجماعة بين العاملين بالمنظمة .

رابعا : الرقابة : تتمثل في متابعة أداء وأنشطة المنظمة للتأكد من إنجاز النتائج المستهدفة واتخاذ الإجراءات الوقائية لتجنب ظهور أي انحرافات ذات دلالة بين الأداء الفعلي المقاس والأداء المرغوب
والقيام بالتصرفات التصحيحية حال ظهور تلك الانحرافات .

نظم المعلومات المبنية على الحاسبات تدعم مديري المنظمات في القيام بالأنشطة التالية :
تحديد الأداء المعياري للمنظمة .
مراقبة أداء العاملين والأنشطة التي يقومون بها .
مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المعياري .
إحاطة العاملين علما بنتيجة تلك المقارنة .

س7\ حلل دور نظم المعلومات في البيئة الخاصة والعامة ؟

تشير البيئة التنظيمية إلى كافة الكيانات أو المتغيرات المحيطة بالمنظمات والتي يحتمل أن تؤثر على أدائها بصورة مباشرة أو غير مباشرة ولا تخضع نسبيا لسيطرتها . ومن ذلك فنظم المعلومات الادارية تصنف بيئتها إلى نوعين :
1- بيئة الاعمال الخاصة .
2- بيئة الاعمال العامة .

تتشكل بيئة المنظمات الخاصة من جميع الكيانات أو المتغيرات التي تقع خارج المنظمة ولها تأثير مباشر عليها .
إذا دور نظم المعلومات في المنظمات الخاصة هي أنها تقوم بمد منظمات الاعمال بما تحتاجه عناصر البيئة من معلومات ، والعناصر هي :
العملاء
المنافسون
الموردون
الحكومة
العولمة

تتشكل البيئة العامة للمنظمات من جميع الكيانات التي تقع خارج المنظمة وتؤثر بطريقة غير مباشرة على أنشطتها :
وتتمثل كيانات تلك البيئة في :
الظروف الاقتصادية .
الظروف السياسية .
الظروف الاجتماعية والثقافية ,
الظروف التقنية .
الظروف الطبيعية .

س8 \ حلل تأثير العولمة على المنظمات ونظم معلوماتها ؟

تأثير العولمة على المنظمات يدفع المديرين لتدعيم مركز منظماتهم التنافسي ويحفزهم لانتهاز الفرص الإستراتيجية المتاحة وبناء الهياكل التنظيمية المواكبة لمتطلبات اللامركزية ، ويؤكد لهم استمرار دراسة وتحليل منتجاتهم ورغبات عملائهم . [3]

[1] نظم المعلومات الادارية الأسس والمبادئ – د \ عبدالحميد عبدالفتاح المغربي – 2004 – ص 82-83-84 – غير مذكور دار النشر

[2] نفس المرجع السابق ص 98-99

[3] نفس المرجع السابق – ص 65